Fornite delucidazioni sulla possibilità di assolvere con tali modalità gli obblighi documentali connessi all'instaurazione del rapporto (Ministero del lavoro e delle politiche sociali, interpello 30 settembre 2026, n. 2).

A seguito di due quesiti posti dal Consiglio nazionale dell'Ordine dei consulenti del lavoro, il Ministero del lavoro e delle politiche sociali ha fornito alcuni chiarimenti sulle modalità digitali di assolvimento degli obblighi di consegna e di acquisizione della documentazione connessa all'instaurazione del rapporto di lavoro.

In particolare, i due quesiti avanzati al Dicastero sono:

- se gli obblighi di consegna al lavoratore di documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa da parte dello stesso possano essere assolti mediante messa a disposizione in un'area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato;

- se la compilazione e la sottoscrizione della documentazione contenente dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore possano essere effettuate mediante applicativi digitali o strumenti informatici equivalenti, previa identificazione elettronica del dichiarante e nel rispetto della disciplina di cui al D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD).

Al primo quesito, il Ministero del lavoro ha risposto che in assenza di disposizioni che prescrivano specifiche modalità di consegna, gli obblighi documentali possono essere assolti mediante messa a disposizione dei documenti in un'area riservata della piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, purché siano garantiti:

- l'identificazione dell'utente e la sicurezza del processo di accesso;
- l'accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore, intese come possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti;
- l'integrità dei documenti;
- la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore.

Per quanto riguarda, invece, la seconda domanda occorre distinguere il momento dell'identificazione elettronica del lavoratore da quello della formazione e sottoscrizione del documento informatico. Sotto il primo profilo, l'utilizzo di strumenti di identificazione elettronica quali lo SPID e la CIE risulta coerente con quanto previsto dall'articolo 64 del CAD e consente di associare con adeguato grado di affidabilità l'operazione effettuata al soggetto che vi accede. 

Tuttavia, l'identificazione effettuata mediante SPID o CIE non può essere considerata, di per sé, equivalente all'apposizione di una firma elettronica, dovendosi invece verificare l'idoneità del processo informatico complessivamente adottato ad assicurare le garanzie richieste dall'articolo 20 del CAD e dalla relativa disciplina tecnica. 

Ai fini della validità ed efficacia del documento informatico, assumono infatti rilievo le disposizioni di cui all'articolo 20, comma 1-bis delD.Lgs. n. 82/2005, secondo cui il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed è idoneo a produrre gli effetti previsti dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi sia apposta una firma digitale, una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, ovvero quando esso sia formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca al medesimo autore.

In tale ambito assumono, inoltre, rilievo le disposizioni del Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), con particolare riferimento agli effetti giuridici delle firme elettroniche e ai requisiti della firma elettronica avanzata.