Coordinamento tecnico delle procedure di accreditamento propedeutico all’autorizzazione ad effettuare la verificazione dei sistemi di misura per i fini fiscali. Integrazioni alla circolare 23/D del 29 dicembre 2015.

Con la circolare 23/D del 29 dicembre 2015 sono state fornite le indicazioni relative alle prove in laboratorio ed a quelle in impianto nonché le prescrizioni relativamente ai requisiti del personale, necessarie per il coordinamento tecnico delle procedure di accreditamento, per i soli fini fiscali, dei soggetti che intendono operare quali laboratori autorizzati a prestare supporto all’Agenzia nei controlli di competenza.

Dalla data di emanazione di tale circolare, le nuove richieste di accreditamento per i fini fiscali di competenza devono essere effettuate esclusivamente secondo la norma ISO/IEC 17020:2012, la quale garantisce la piena conformità alle predette istruzioni dell’Amministrazione finanziaria.

Al riguardo, facendo seguito alle integrazioni fornite con la circolare 21/D del 13 settembre 2016 ed in risposta a specifiche richieste pervenute da Accredia per disciplinare le procedure di accreditamento secondo la predetta norma ISO/IEC 17020:2012, si forniscono i seguenti ulteriori chiarimenti alla predetta circolare 23/D/2015.

1.Scopo dell’accreditamento

Le domande di accreditamento per le verifiche in ambito fiscale devono essere presentate con scopo di accreditamento separato rispetto ad altre tipologie di accreditamenti non di interesse fiscale (in particolare per il settore dell’energia elettrica, a quello relativo al D.M.60/15, concernente i soli contatori privi di trasformatori di misura).

Lo scopo dell’accreditamento per i fini fiscali, è descritto come segue:

A. Verifica in impianto di contatori e di sistemi di misura dell’energia elettrica attiva utilizzati in ambito fiscale;

B. Verifica in laboratorio di contatori di energia elettrica attiva, antecedente all’installazione;

C. Verifica in laboratorio di trasformatori di corrente e di tensione, antecedente all’installazione.

I punti A e B sono obbligatori per tutti i soggetti che richiedono l’autorizzazione. Il punto C, invece, è facoltativo, in altri termini i soggetti che richiedono l’autorizzazione hanno facoltà di optare se effettuare o meno prove in laboratorio dei trasformatori di misura.

Pertanto, l’accreditamento minimo dovrà essere richiesto sia per le verifiche fiscali in impianto di sistemi di misura dell’energia elettrica attiva sia per le verifiche del contatore, effettuate presso la sede del laboratorio prima dell’installazione. L’accreditamento per le verifiche dei trasformatori di corrente e tensione presso la sede del laboratorio, prima dell’installazione, è facoltativo.

2. Documentazione di riferimento cogente per l’accreditamento

Per i fini fiscali di competenza, i documenti di riferimento da utilizzare per l’accreditamento sono, oltre al Testo unico delle accise (TUA), tutte le disposizioni di prassi emesse dall’Agenzia per il riordino del settore di che trattasi.

In particolare, il documento tecnico cogente per le verifiche in impianto su sistemi di misura di energia elettrica attiva e per le verifiche in laboratorio antecedenti l’installazione è la sopra richiamata circolare 23/D del 29 dicembre 2015. Sono parimenti cogenti tutti i chiarimenti successivi forniti dall’Agenzia delle dogane e dei monopoli, ivi inclusa la presente circolare.

I certificati di verifica fiscale da utilizzare sono quelli allegati alle circolari 18/D del 18 dicembre 2015 e 24/D del 29 dicembre 2015.

Al fine della gestione della imparzialità e terzietà si applica, infine, quanto previsto dalla predetta circolare 21/D del 13 settembre 2016.

Non è necessario far riferimento a documenti tecnici emessi da Accredia, in quanto eventuali aspetti specifici che dovessero emergere nel corso delle procedure di accreditamento saranno oggetto di istruzioni integrative da parte dell’Agenzia.

Ad ogni buon conto, si fornisce il seguente elenco riepilogativo, aggiornato alla data della presente circolare, della documentazione di riferimento applicabile alle attività oggetto di accreditamento:

a) d.lgs. 504 del 26 ottobre 1995 (TUA) ed, in particolare, gli articoli 18 e 58;

b) nota congiunta Ministero dello Sviluppo Economico e Agenzia delle Dogane, prot. MiSE n.96392 e prot.AD n.62653 del 23 maggio 2011, trasmessa con la circolare dell’Agenzia n.17/D di pari data;

c) nota congiunta Ministero dello Sviluppo Economico e Agenzia delle Dogane, prot. MiSE n.73991 e prot.AD n.24643 del 6 maggio 2013, trasmessa con la circolare 7/D dell'Agenzia di pari data;

d) nota Agenzia delle dogane e dei Monopoli - Direzione centrale antifrode e controlli prot.112519 del 9 ottobre 2014;

e) circolare Agenzia delle Dogane e dei Monopoli 9/D del 21 luglio 2015;

f) circolare Agenzia delle Dogane e dei Monopoli 18/D del 18 dicembre 2015;

g) circolare Agenzia delle Dogane e dei Monopoli 23/D del 29 dicembre 2015;

h) circolare Agenzia delle Dogane e dei Monopoli 24/D del 29 dicembre 2015;

i) circolare Agenzia delle Dogane e dei Monopoli 6/D del 22 marzo 2016;

j) nota Agenzia delle Dogane e dei Monopoli - Direzione centrale antifrode e controlli prot.35974 del 22 marzo 2016;

k) circolare Agenzia delle Dogane e dei Monopoli 21/D del 13 settembre 2016;

l) nota Agenzia delle Dogane e dei Monopoli - Direzione centrale antifrode e controlli prot.22772 del 28 febbraio 2017;

m) la presente circolare.

3. Chiarimenti propedeutici all’attività ispettiva in fase di accreditamento

A seguito di puntuali richieste di Accredia in vista della pratica applicazione delle istruzioni dell’Agenzia ai fini delle attività ispettive di propria competenza, si forniscono le seguenti risposte (NOTA 1).

Domanda 1: Entro quanto tempo devono essere eseguite le verifiche in accompagnamento presso le officine elettriche?

Risposta 1: Le verifiche in accompagnamento nella fase di accreditamento di competenza di Accredia, possono essere svolte nei luoghi e con la tempistica ritenuta più opportuna da Accredia stessa, compatibilmente con la realtà operativa dell’organismo di ispezione.

Domanda 2: Mediamente quanto tempo durano le verifiche presso il laboratorio dell’organismo di ispezione e in campo presso le officine elettriche?

Risposta 2: Le verifiche in laboratorio hanno durata variabile a seconda del componente provato (contatore ed eventualmente TA e TV) nonché dall’assetto della strumentazione di prova disponibile in laboratorio. Indicativamente, la prova di un contatore con un generatore di carico da impostare manualmente ex novo ha una durata media nell’ordine di 45 minuti. Riduzioni per economie di scala possono essere conseguite con programmi automatici o con sistemi che consentono di effettuare prove su più componenti contemporaneamente. Per le verifiche in impianto di un sistema di misura è possibile stimare, come normale, un tempo medio di circa 90 minuti.

Domanda 3: Si conferma che gli anni totali di esperienza per il responsabile tecnico dell’organismo sono 3 e non 4?

Risposta 3: Gli anni totali di esperienza richiesta per il responsabile tecnico sono minimo 3. Le qualifiche devono essere attribuite dal datore di lavoro e formalizzate per iscritto.

Domanda 4: La circolare 23/D/2015, al punto 3.1 - requisiti del personale, non specifica nulla in merito all’esistenza del sostituto responsabile tecnico, che è invece esplicitamente previsto dalla ISO/IEC 17020. Si deve verificare che ci sia e che possegga gli stessi skill previsti per il responsabile tecnico. Si conferma tale impostazione?

Risposta 4: La presenza di un sostituto del responsabile tecnico di un organismo di ispezione non è un requisito obbligatorio per l’accreditamento a fini fiscali.

Pertanto, per quanto di competenza dell’Agenzia, tale figura può anche non essere presente nell’organigramma dell’organismo di ispezione. Qualora un organismo reputi opportuno nominare comunque un sostituto, quest’ultimo deve avere gli stessi requisiti del responsabile tecnico previsti dalla circolare 23/D/2015.

Domanda 5: Per i fini di competenza dell’Agenzia, a differenza di altri accreditamenti previsti da altre norme (ad esempio, il DM 60/2015), non è possibile utilizzare personale in subappalto in quanto tutto il personale deve essere dipendente dell’organismo di ispezione. Si conferma tale impostazione?

Risposta 5: Si ribadisce che relativamente all’accreditamento per i fini fiscali, il subappalto è escluso come indicato nella circolare 23/D/2015. I tecnici verificatori, dipendenti in via esclusiva dell’organismo di ispezione come dichiarato dal legale rappresentante, non devono essere titolari di partita IVA. L’accreditamento fiscale consente di operare le verifiche di cui al DM 60/2015 previa autorizzazione di Unioncamere. L’accreditamento per operare le attività di cui al DM 60/2015 non permette di conseguire l’autorizzazione per i fini fiscali.

Domanda 6: Se le attrezzature sono in leasing (non sono di fatto di proprietà dell’organismo) si può considerare il punto 3.2 della circolare 23/D/2015 soddisfatto?

Risposta 6: Per l’effettuazione delle prove l’organismo di ispezione deve avvalersi esclusivamente di attrezzature di sua proprietà (come risultanti dal libro dei cespiti). Pertanto, il leasing delle attrezzature non è ammesso. L’attrezzatura indicata nella circolare 23/D/2015 è quella necessaria e sufficiente per l’effettuazione delle verifiche di competenza, in impianto ed in laboratorio.

Ulteriore strumentazione ausiliaria eventualmente utilizzata dall’organismo di ispezione ma non richiamata dalle circolari non è obbligatoria per i fini fiscali e, pertanto, non è sottoposta a requisiti per quanto concerne l’accreditamento di che trattasi (ad esempio, non ne è richiesta la taratura periodica).

Domanda 7: Si conferma che gli organismi di ispezione sono attivati direttamente dagli esercenti le officine elettriche (soggetti obbligati ai sensi del TUA) nei seguenti casi: prima installazione; ogni 3 anni; a seguito di richieste dell’Agenzia delle Dogane; a seguito di riparazione/sostituzione?

Risposta 7: Gli organismi di ispezione sono attivati, a seguito di prescrizione dell’Agenzia (di norma, impartita in sede autorizzativa ovvero a seguito di controlli straordinari), dagli esercenti delle officine elettriche (soggetti obbligati ai sensi del TUA) nei seguenti casi: verifica di primo impianto (prima installazione), ogni 3 anni (contatori statici) o ogni 5 anni (contatori dinamici), in caso di verifiche straordinarie (anche legate a riparazione e sostituzione). Resta ferma la facoltà dell’Agenzia di attivare direttamente un organismo di ispezione, nell’ambito delle esistenti convenzioni, per un intervento straordinario e non preventivato presso un sistema di misura di interesse fiscale da sottoporre a controllo.

Domanda 8: Non è sempre possibile eseguire le prove degli strumenti di misura in laboratorio, prima dell’installazione degli stessi in campo. Qualora si trovi in tale tipologia di situazione, l’organismo di ispezione, ne prende atto, registra l’evento e le motivazioni e procede ad eseguire la verifica in campo?

Risposta 8: Le verifiche in laboratorio, prima della installazione, devono essere, di norma, eseguite, da ultimo, come previsto dalla circolare della Agenzia delle Dogane 9/D del 21 luglio 2015. Laddove non sia possibile procedere in tal senso, l’UD ha facoltà ai sensi dell’art. 55, comma 6 del TUA, di assumere agli atti dell’officina elettrica solo il certificato di verifica in impianto del sistema di misura. In tal caso, la procedura sopra delineata per l’attività dell’organismo di ispezione è da ritenersi corretta.

Domanda 9: Gli organismi di ispezione devono eseguire l’intervento in un tempo determinato?

Risposta 9: Ordinariamente, non vi sono prescrizioni relativamente alle tempistiche di intervento degli organismi di ispezione successivamente all’attivazione, fatto salvo il rispetto dei termini eventualmente prescritti, caso per caso, dall’Agenzia.

Domanda 10: Gli organismi di ispezione devono inviare comunicazioni specifiche all’Agenzia delle Dogane?

Risposta 10. Non sono previste comunicazioni specifiche all’Agenzia da parte degli organismi di ispezione, oltre quelle esplicitamente definite nelle disposizioni dell’Amministrazione finanziaria. Eventuali ulteriori comunicazioni operative, diverse da queste ultime, che gli organismi di ispezione possono trovarsi ad inviare all’UD territorialmente competente sui sistemi di misura verificati non rientrano tra i documenti da includere nei controlli di Accredia. Tra le comunicazioni che devono essere inviate ad Accredia ed all’Agenzia si segnalano, in particolare, quelle riguardanti l’assetto societario (ad esempio, volture, cambio di ragione sociale, dimissioni o assunzione di nuovo personale verificatore, ecc...).

Domanda 11: Qualora il contatore sia inserito male o sia in posizione non adeguata, l’organismo di ispezione deve emettere un rapporto di ispezione con esito negativo segnalando la carenza relativa al posizionamento o all’inserzione (senza eseguire alcuna altra tipologia di prova, che sarebbe vanificata dalla non corretta o non adeguata inserzione).

Risposta 11: Nel caso prospettato l’organismo di ispezione è tenuto ad emettere un apposito certificato di ispezione con le motivazioni dell’esito negativo. Il formato di tale certificato è allegato alla presente circolare. Nel campo "Nota" sono elencate le criticità che non hanno consentito l’effettuazione della prova.

Domanda 12: I requisiti della norma ISO/IEC 17020 si applicano tal quali, in tutti i casi in cui le circolari non forniscano prescrizioni specifiche.

Risposta 12: I requisiti della norma ISO/IEC 17020 trovano applicazione nei casi in cui non vi siano prescrizioni operative da parte dell’Agenzia e laddove non generino contrasti con le predette prescrizioni. I requisiti della norma non devono, tuttavia, comportare inutili aggravi tecnico - economici all’attività degli organismi di ispezione, con conseguente incremento ingiustificato dei costi di verifica. In caso di dubbi in tal senso, anche a seguito di richiesta di Accredia, l’Agenzia provvederà ad emanare istruzioni operative integrative di quelle esistenti, volte a ridurre al minimo l’incidenza dei costi di verifica sui soggetti obbligati.

Domanda 13: L’Agenzia ritiene che gli organismi di ispezione debbano avere un’assicurazione che copra il rischio professionale? Se si, con quale massimale.

Risposta 13: Come per consolidata prassi di settore, al fine di minimizzare i costi operativi, si conferma che per gli organismi di ispezione non è richiesta, per quanto di competenza dell’Agenzia, un’assicurazione che copra i rischi professionali.

Ciascun organismo di ispezione ha, ovviamente, facoltà di stipulare la predetta assicurazione, qualora ritenuto opportuno per tutelare i propri interessi.

Domanda 14: È possibile inserire il logo Accredia sui format dei rapporti emessi dagli organismi di ispezione, così come previsto per tutti gli organismi che eseguono attività coperte da accreditamento? Tale requisito è imposto ad Accredia dalle Norme EA e IAF ed è derogabile solo qualora un atto normativo preveda esplicitamente il divieto di utilizzo del logo.

Risposta 14: I rapporti di verifica fiscali utilizzati dalle ditte autorizzate sono documenti di competenza della Agenzia delle Dogane e, pertanto, non si rileva la necessità dell’utilizzo del logo di Accredia. Il formato dei certificati di prova è indicato nelle circolari dell’Agenzia.

Domanda 15: L’Agenzia delle Dogane ritiene opportuno fornire un’indicazione di un costo minimo che gli organismi di ispezione devono applicare ai propri clienti, sotto cui è ragionevole avere dubbi sull’effettivo svolgimento delle attività? Tale eventuale indicazione, come potrebbe essere esplicitata?

Risposta 15: Tenendo conto dei costi di un verificatore dipendente senza partita IVA nonché delle certificazioni e delle apparecchiature necessarie in applicazione delle disposizioni dell’Agenzia, ad oggi, i costi minimi normali di una verifica, al di sotto dei quali è ragionevole ipotizzare che la stessa non sia stata correttamente effettuata secondo le prescrizioni vigenti, fatta salva la possibilità di fornire prova inversa da parte dell’organismo di ispezione, sono nell’ordine di grandezza di quelli riportati nella seguente tabella:

Tali costi possono essere periodicamente aggiornati dall’Agenzia a seguito dell’andamento del mercato constatato in base all’operatività effettiva degli organismi di ispezione autorizzati.

Domanda 16: Nei casi in cui venga rilevato che l’organismo di ispezione operi sotto tale limite, che tipologia di rilievo e di azione dovrebbe eseguire Accredia?

Risposta 16: Qualora Accredia rilevi che l’organismo di ispezione operi al di sotto dei costi minimi normali, qualora non sia fornita una valida giustificazione economica da parte dell’organismo, Accredia dovrebbe effettuare apposito rilievo per pervenire, qualora previsto dalle proprie regole, alla sospensione - revoca dell’accreditamento nonché avvisare l’Agenzia per i successivi adempimenti amministrativi. Ovviamente, analoga comunicazione è resa ad Accredia dall’Agenzia, qualora il fatto di che trattasi sia evidenziato durante i controlli fiscali di competenza.

Domanda 17: Format dei rapporti che gli organismi di ispezione devono utilizzare.

Risposta 17: I certificati di verifica fiscale da utilizzare, allo stato, sono quelli allegati alle circolari 18/D/2015 e 24/D/2015 nonché quello unito alla presente circolare, in caso di erronea installazione del sistema di misura. Eventuali integrazioni e modifiche ai formati, anche di natura telematica, sono introdotte con circolari dell’Agenzia. Gli UD non possono acquisire agli atti delle officine elettriche eventuali rapporti difformi da quelli sopra indicati.

Domanda 18: I sigilli utilizzati, devono identificare anche l’organismo di ispezione oltre che il relativo operatore?

Risposta 18: Ogni organismo di ispezione deve assegnare nominativamente a ciascun proprio tecnico verificatore, un punzone numerato personale che consenta di indentificare il verificatore e l’organismo di ispezione.

Domanda 19: Ci sono dei modelli/format per l’identificazione degli organismi di ispezione?

Risposta 19: Al momento, non sono presenti modelli per l’identificazione degli organismi di ispezione. L’elenco dei soggetti autorizzati è pubblicato sul sito internet dell’Agenzia.

Si prega Accredia di segnalare alla scrivente eventuali ulteriori problematiche che dovessero insorgere nell’ambito delle procedure di accreditamento al fine di consentire la definizione, se del caso, dei relativi chiarimenti da parte della scrivente.

In ottemperanza alle prescrizioni e del termine della circolare 21/D/2016, i laboratori in precedenza autorizzati dall’Agenzia delle dogane che non abbiano ancora ottenuto l’accreditamento secondo la norma ISO/IEC 17025:2005 e per i quali siano scaduti i termini delle domande presentate a seguito della circolare 7/D del 6 maggio 2013, qualora intendano proseguire la propria attività per i fini fiscali, sono tenuti a presentare domanda di accreditamento secondo la norma ISO/IEC 17020:2012 anche tenendo conto delle presenti istruzioni.

Eventuali laboratori in precedenza autorizzati già titolari di accreditamento secondo le norme ISO/IEC 17020 e/o ISO/IEC 17025 conseguito anteriormente o posteriormente all’emanazione della circolare 23/D/2015, sono tenuti a garantire il rispetto delle presenti istruzioni anche con la relativa estensione dell’accreditamento in proprio possesso.

Resta ferma la facoltà di controllo dell’Agenzia, anche a campione e sulla base dell’analisi dei rischi, relativamente ai laboratori autorizzati e alla perizia dei relativi tecnici dipendenti al fine di garantire il rispetto dei requisiti definiti dall’Amministrazione finanziaria, in particolare con riferimento ad eventuali aspetti che risultassero non coperti dagli accreditamenti conseguiti secondo la norma ISO/IEC 17025.

Codeste Direzioni sono pregate di diffondere la presente circolare, per conoscenza e norma, a tutti i laboratori autorizzati di propria competenza, ivi inclusi quelli che hanno ottenuto il nulla osta preventivo dell’Agenzia.

La presente circolare è pubblicata sul sito internet dell’Agenzia ai sensi dell’art. 1, comma 361, della legge 24 dicembre 2007, n.244.

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Nota:

1) Nel seguito, le Società che si sottopongono ad accreditamento sono indicate, seguendo la terminologia di Accredia, come "organismi di ispezione"

Allegato

(testo dell’allegato)