Documento di social media policy

Quadro Normativo

- Determinazione del Commissario straordinario 7 novembre 2016, n.97 "documento di social media policy".

Premessa

Il Commissario straordinario dell’Inail con propria determinazione del 7 novembre 2016, n.97, ha adottato il documento di social media policy, allegato (all.1), redatto sulla base dei principi contenuti nelle Linee Guida emanate dal Dipartimento della funzione pubblica nel dicembre 2011.

Procedimento di consultazione pubblica

Per favorire la partecipazione attiva dell’utenza e facilitare la diffusione delle informazioni, la bozza del documento è stata posta in consultazione pubblica per trenta giorni, dal 12 settembre all’11 ottobre 2016, al termine dei quali, esaminati i contributi pervenuti, è stato elaborato il testo definitivo, adottato con la succitata determinazione del Commissario straordinario.

Articolazione del documento

Dopo una breve introduzione sulla distinzione tra social media policy interna ed esterna e sui diversi canali social network dove l’Inail è presente (Facebook, Twitter, YouTube, Linkedin) per finalità istituzionali e di interesse generale allo scopo di diffondere informazioni sull’Istituto e creare nuovi spazi di dialogo con i propri utenti, seguono le seguenti due sezioni:

- social media policy esterna, volta a fornire all’utenza le indicazioni sulle modalità di comportamento consentito nell’interazione con i profili Inail;

- social media policy interna, volta a disciplinare l’uso dei social media da parte dei dipendenti, anche in ambito privato, nei casi di interazione con i profili istituzionali.

La prima sezione fornisce informazioni su finalità; regole di utilizzo, di conversazione (netiquette) e moderazione; tipologie di contenuti e comportamenti consentiti sulle pagine/profili istituzionali; tempi e modalità di risposta da parte del team redazionale e trattamento dei dati personali.

La seconda sezione, conformemente a quanto previsto dal "Regolamento recante il Codice di comportamento dell'Inail e disposizioni sul benessere organizzativo"1, individua le principali norme di comportamento che i dipendenti dell’Inail sono tenuti a osservare quando accedono ai social network con i propri account personali, volte a salvaguardare gli interessi dell’Istituto e delle persone che vi lavorano. Ferme restando le ipotesi in cui le violazioni delle regole di comportamento dettate dal documento di social media policy interna siano fonte di responsabilità penale, civile, amministrativa o contabile in capo all’autore, la violazione di tali regole determinerà l’applicazione di sanzioni disciplinari secondo il sopra menzionato Codice di comportamento dell'Inail e disposizioni sul benessere organizzativo.

Diffusione

Oltre alle consuete modalità di diffusione tramite la presente circolare, il documento di social media policy sarà accessibile sul portale dell’Inail nella sezione Amministrazione Trasparente >altri contenuti:https://www.inail.it/cs/internet/istituto/amministrazione-trasparente/altri-contenuti-dati-ulteriori.html, nonché sulla intranet aziendale nell’apposita sezione "policy" presente in home> Mi informo e nel minisito della Direzione centrale pianificazione e comunicazione.

Allegato

Social Media Policy

INDICE

Introduzione

Social media policy esterna

Social media policy interna

- Introduzione

La social media policy esterna contiene le informazioni rivolte agli utenti circa le finalità, le tipologie di contenuti e i comportamenti consentiti sulle pagine/profili istituzionali creati.

La social media policy interna individua le principali norme di comportamento che i dipendenti dell’Inail sono tenuti ad osservare nel momento in cui accedono ai social network con i propri account personali.

L’Inail è presente sui principali social media Facebook Twitter, YouTube, Linkedin per diffondere informazioni sull’Ente e creare nuovi spazi di dialogo con i propri utenti.

- Il canale Facebook di Inail

È lo strumento privilegiato per l’interazione con l’utenza nonché per l'attuazione di campagne di comunicazione sui social media.

- Il canale Twitter di Inail

È il principale strumento di media relation, nonché di diffusione delle informazioni sull’attività dell’Istituto. Richiede un ruolo attivo nel rispondere, conversare, discutere con l’utenza e in particolare con gli influencer (per lo più giornalisti e testate), in grado di innescare meccanismi di viralità.

- Il canale Youtube di Inail

È lo strumento per veicolare i contenuti relativi alla multidimensionalità delle funzioni svolte dall’Inail attraverso la forza comunicativa dell'immagine in movimento, dare visibilità agli eventi, diffondere e supportare le campagne informative, valorizzare l’archivio storico dell’Istituto e i progetti della sala multimediale e sperimentare il live streaming.

- Il canale Linkedin di Inail

È il social network popolato da un ampio pubblico di professionisti e persone comunque orientate al business, tra cui una consistente percentuale di dipendenti dell’Istituto.

I canali social sono gestiti da un team redazionale incardinata presso la Direzione centrale pianificazione e comunicazione.

-Social media policy esterna

Le finalità di utilizzo dei social media

I contenuti pubblicati sui canali social sono elaborati per informare i cittadini sulle principali attività, sui progetti, sulle iniziative e sugli eventi promossi dall’Inail. Essi comprendono, inoltre, comunicazioni relative ai servizi erogati, comunicati stampa, pubblicazioni e documenti ufficiali, novità normative ed eventi a cui l’Istituto partecipa o comunque di interesse.

I canali social sono utilizzati dall’Ente per favorire la partecipazione dei cittadini attraverso il confronto e il dialogo nell’ottica della trasparenza e della condivisione.

L’Inail è presente sul social media con l’obiettivo di facilitare la diffusione delle informazioni legate ai temi della ricerca, salute e sicurezza sul lavoro, assicurazione, prestazioni economiche e sanitarie, riabilitazione e reinserimento socio-lavorativo e le altre tematiche di rilevanza istituzionale.

Regole di utilizzo, di conversazione (netiquette) e moderazione.

- Tutti hanno il diritto di intervenire esprimendo liberamente la propria opinione attraverso commenti e post pubblicati, fermo restando che il requisito essenziale è l'interesse pubblico degli argomenti.

- Non è possibile in alcun modo utilizzare gli spazi social Inail per esigenze personali.

- Nell’utilizzo degli spazi social Inail si osservano le regole di correttezza di comportamento, di rispetto delle opinioni altrui e della privacy.

- I commenti devono riguardare l’argomento trattato; pertanto i cosiddetti "off topic", ossia non attinenti, saranno rimossi dall'Amministratore delle pagine/profili.

- La moderazione dei canali social dell’Inail avviene a posteriori ed è finalizzata unicamente al contenimento, nei tempi e nei modi ragionevolmente esigibili, di eventuali comportamenti contrari alle norme d'uso.

- L‘Istituto si riserva la possibilità di rimuovere, secondo le modalità consentite dal canale presidiato, messaggi ritenuti spam, fuori contesto (off topic) e/o offensivi. Vanno evitati riferimenti a fatti o a dettagli privi di rilevanza pubblica, atteggiamenti violenti, offensivi o discriminatori rispetto al genere, orientamento sessuale, età, religione, convinzioni personali, origini etniche, disabilità. Non sono in alcun caso tollerati insulti, volgarità, offese, minacce, così come forme di pubblicità, spam o promozione di interessi privati o di attività illegali. Interventi di questa natura saranno tempestivamente rimossi.

- L’Inail interdirà o bloccherà l’utente (quando possibile dopo un primo avvertimento) che dovesse violare le norme di policy e invierà una segnalazione ai responsabili della piattaforma ed eventualmente alle Autorità competenti.

- Messaggi contenenti dati personali (indirizzi e-mail, numeri di telefono, eccetera) verranno rimossi a tutela delle persone interessate.

- Non sono ammessi contenuti che violino il diritto d’autore, né l’utilizzo non autorizzato di marchi registrati.

- Gli strumenti social non sono da considerarsi come meri canali di assistenza all’utenza. Eventuali richieste in tal senso, anche se pervenute attraverso messaggi privati veicolati tramite i sistemi di messaggistica integrati nei diversi social network, verranno reindirizzati alla funzione preposta, dopo aver acquisito dall’utente - attraverso canali privati - i dati necessari per consentire la gestione del contatto.

- I medesimi canali sono moderati in maniera sistematica dal lunedì al venerdì, dalle ore 9.00 alle ore 19.00. L’estensione del servizio di moderazione delle conversazioni nelle altre fasce orarie e negli altri giorni sarà comunque garantito per interventi con carattere d’urgenza.

Risposte a quesiti o messaggi

Tutti i quesiti e messaggi degli utenti, in forma pubblica o privata, pervenuti sulle pagine/profili istituzionali, vengono letti da un team redazionale incardinato presso la Direzione centrale pianificazione e comunicazione, che risponde direttamente sulle richieste di informazioni di carattere generale e coinvolge gli uffici competenti o rimanda ai canali di assistenza tradizionali per quesiti di natura specifica.

I tempi di risposta variano in base alla tipologia di richiesta; nel caso in cui i canali social non siano lo strumento adeguato per soddisfare la richiesta la redazione web provvederà ad indicare il corretto canale di comunicazione a cui rivolgersi.

Anche per le risposte a quesiti o messaggi i canali vengono presidiati, di regola, dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 19.00

Privacy e trattamento dei dati personali

Si ricorda che il trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate. I dati personali o sensibili inseriti in commenti o post pubblici all’interno dei canali sui social media Inail verranno rimossi, come indicato in precedenza. I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati spediti direttamente ai gestori dei canali saranno trattati nel rispetto della normativa italiana sulla privacy. I messaggi ricevuti tramite i canali social non saranno protocollati, per le comunicazioni ufficiali o aventi valore legale è da utilizzare la PEC dell’Istituto