Recante l’individuazione dei termini e delle unità organizzative responsabili dei procedimenti di competenza dell’Organismo per la gestione degli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi e per la tenuta del registro dei cambiavalute

Art. 1

Ambito di applicazione

1. La presente circolare si applica ai procedimenti di competenza dell’Organismo, indicati nell’Allegato A che costituisce parte integrante della stessa.

2. Il suddetto allegato individua, per ciascun procedimento, l’Unità organizzativa responsabile dell’istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, il Responsabile del procedimento e relativo termine di conclusione del medesimo.

3. Per i procedimenti di riesame aventi ad oggetto provvedimenti già emanati, si applicano gli stessi termini indicati per il procedimento principale o il diverso termine previsto dalla specifica fonte legislativa o regolamentare di riferimento.

Art. 2

Procedimenti a iniziativa di parte

1. Per i procedimenti ad iniziativa di parte, il termine decorre dalla data di ricevimento della domanda o del diverso atto di iniziativa, comunque denominato.

Il ricevimento coincide con la data di protocollazione dell’istanza o della documentazione ricevuta dall’Organismo. In ogni caso la protocollazione deve essere tempestiva rispetto alla ricezione della domanda.

2. Le domande inviate tramite fax e per via telematica sono valide in presenza delle condizioni richieste dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, e D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni.

3. Se la domanda è irregolare o incompleta ne viene data comunicazione all’istante entro un termine pari alla metà di quello fissato per la durata del procedimento, o nel termine eventualmente diverso previsto da specifica disposizione, indicando le cause della irregolarità o della incompletezza. In questi casi, il termine per la conclusione del procedimento decorre dalla data di ricevimento della domanda regolarizzata o completata.

4. Qualora, nel corso del procedimento, la parte istante fornisca d’iniziativa nuovi documenti o notizie, tali da modificare elementi essenziali dell’istanza, la presentazione dei documenti o delle notizie equivale alla presentazione di una nuova istanza. In questo caso, il termine per la conclusione del procedimento decorre dalla data di ricevimento di tali documenti o notizie.

Art. 3

Procedimenti d’ufficio

1. Per i procedimenti di competenza dell’Organismo avviati d’ufficio, il termine, salvo diversa indicazione contenuta nell’ Allegato A, decorre dal primo atto di impulso dell’Organismo.

Art. 4

Fasi procedimentali

1. Per le fasi procedimentali avviate dall’Organismo su richiesta di altre Autorità, il termine decorre dal ricevimento dell’atto di impulso proveniente dall’Autorità che procede.

2. Per le fasi procedimentali avviate d’ufficio dall’Organismo, il termine decorre dal primo atto d’impulso dell’Organismo.

Art. 5

Comunicazione dell’avvio del procedimento

1. La comunicazione d’avvio del procedimento avviene presso l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) comunicato dall’interessato all’Organismo, salvo il ricorso alle altre forme di notifica o comunicazione previste dall’ordinamento.

2. Resta salva la facoltà per l’Organismo di adottare, anche prima della effettuazione delle comunicazioni di cui al medesimo comma 1, provvedimenti cautelari.

3. Qualora, per il numero dei destinatari, la comunicazione personale non sia possibile o risulti particolarmente gravosa, l’Organismo provvede alla comunicazione di cui al comma 1 mediante forme di pubblicità idonee, di volta in volta stabilite dall’Organismo medesimo.

Art. 6

Partecipazione al procedimento

1. Coloro che hanno titolo a prendere parte al procedimento possono presentare memorie e documenti entro un termine pari alla metà di quello fissato per l’adozione del provvedimento, salvi i diversi termini previsti per specifici procedimenti di cui all’Allegato A.

2. Il termine di cui al comma 1 decorre dalla data di comunicazione dell’avvio del procedimento, nella quale deve essere data notizia anche del termine medesimo.

3. La presentazione di memorie e documenti oltre il termine indicato nel comma 1, ove ammessa, non può comunque determinare il differimento del termine finale del procedimento.

Art. 7

Conclusione dei procedimenti

1. I termini per la conclusione dei procedimenti indicati nell’Allegato A si riferiscono alla data di adozione del provvedimento finale.

2. Per i procedimenti ad istanza di parte, salvo casi specifici di procedimenti disciplinati da appositi Regolamenti integrativi, prima della formale adozione di un provvedimento negativo, il Responsabile del procedimento comunica agli istanti i motivi che ostano all’accoglimento della domanda. Entro il termine di dieci giorni o di quello diverso previsto per specifici procedimenti, gli istanti hanno il diritto di presentare le loro osservazioni e di produrre documenti. I termini per la conclusione del procedimento iniziano a nuovamente a decorrere dalla data di presentazione delle osservazioni o, in mancanza, dalla scadenza del termine di cui al periodo precedente.

3. Nei procedimenti a istanza di parte per i quali la legge prevede che il silenzio equivalga al provvedimento di accoglimento della domanda, l’eventuale provvedimento di diniego deve essere comunicato all’interessato, anche mediante fax e strumenti telematici, entro il termine di conclusione del procedimento.

Art. 8

Sospensione e interruzione dei termini

1. I termini stabiliti per la conclusione di singoli procedimenti di cui all’Allegato A, possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a centottanta giorni, salvo diversa previsione di legge o di regolamento per specifici procedimenti di cui all’Allegato A, qualora l’Organismo richieda informazioni o certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in suo possesso o non direttamente acquisibili presso altre amministrazioni o Autorità. Il termine riprende a decorrere dal ricevimento delle integrazioni.

2. I termini per la conclusione dei procedimenti sono, altresì, sospesi in pendenza del rilascio di valutazioni tecniche da parte di altre amministrazioni o Autorità, ove queste siano rese nei termini di cui all’art. 17 della Legge 7 agosto 1990, n. 241 in quanto compatibili e applicabili, salvo diversa previsione di legge o di regolamento. Restano ferme le ulteriori ipotesi di sospensione o di interruzione dei termini di conclusione dei procedimenti stabilite per legge o per regolamento.

Art. 9

Individuazione dell’Unità organizzativa responsabile del procedimento

1. L’Unità organizzativa responsabile di ciascun procedimento è individuata nell’Allegato A.

Art. 10

Pubblicazione delle presenti disposizioni

1. La presente circolare è pubblicata nella sezione del sito web dell’OAM accessibile al pubblico ed entra in vigore il giorno della sua pubblicazione.

Tabella A

PROCEDIMENTI AD INIZIATIVA DI PARTE

PROCEDIMENTI D’UFFICIO