Trattenute mensili sugli stipendi dei dipendenti pubblici mediante l'istituto della delegazione convenzionale di pagamento - Aggiornamento della misura degli oneri amministrativi a carico degli istituti delegatari per il biennio 2017-2018

 Vigente al: 30-1-2017

Premessa

Con la circolare n. 2/RGS del 15 gennaio 2015 (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 52 del 4 marzo 2015) sono state fornite le nuove istruzioni operative per la trattazione delle istanze di delegazione convenzionale di pagamento formulate dai dipendenti dello Stato e, per le partite stipendiali gestite dal sistema NoiPA, dai dipendenti pubblici interessati in relazione ai contratti di finanziamento e di assicurazione stipulati nonché all'erogazione di contributi a favore di casse mutue o di enti con finalità mutualistiche e senza scopo di lucro nonché organizzazioni non lucrative di utilità sociale.

Nella medesima circolare sono state fornite, altresì, anticipazioni relativamente alla possibilità di avvalersi dello strumento della delegazione convenzionale per il pagamento di premi afferenti a polizze per l'assicurazione della responsabilità civile derivante dalla circolazione dei veicoli a motore e dei natanti (d'ora in avanti, più brevemente, assicurazione RC auto). 

Nelle fattispecie delineate e diffusamente trattate nella menzionata circolare n. 2/RGS del 2015, è stato previsto, a fronte  del servizio prestato dall'amministrazione e in continuità con le modalità di fruizione preesistenti, l'obbligo per l'istituto delegatario di rifondere gli oneri amministrativi sopportati dalla medesima amministrazione, allo scopo di ristorare, seppure in modo forfetario, l'impiego di risorse, principalmente umane e strumentali, per lo svolgimento dell'anzidetto servizio.

Si rammenta, in proposito, che gli oneri amministrativi da versare all'entrata del bilancio dello Stato - nel caso di partite stipendiali gestite tramite l'utilizzo del sistema NoiPA e, per i dipendenti statali, anche nel caso di gestione con sistemi diversi - sono stati determinati sulla scorta di un'analisi condotta in ordine agli effettivi costi sopportati dall'amministrazione nella trattazione delle pratiche concernenti le delegazioni convenzionali di pagamento nell'alveo del procedimento di gestione degli stipendi, tenendo conto, specialmente, dei tempi medi di lavorazione, del numero dei dipendenti addetti al servizio, delle spese di investimento e di manutenzione dei sistemi informativi utilizzati.

 Per tali oneri amministrativi, schematizzati nell'Allegato H della nominata circolare n. 2/RGS del 2015, è stato previsto, poi, un aggiornamento con cadenza biennale, alla luce delle variazioni eventualmente intervenute nella fornitura del servizio, ponendo quale limite massimo nell'ambito della medesima tipologia, in presenza di incrementi, la variazione nel periodo considerato dell'indice nazionale dei prezzi al consumo per le famiglie di operai e impiegati (indice dei prezzi al consumo FOI) rilevata dall'Istituto Nazionale di Statistica - ISTAT.

 Più nello specifico, la richiamata circolare n. 2/RGS del 2015, nel riconoscere la competenza del Dipartimento degli affari generali, del personale e dei servizi - DAG - segnatamente, in concreto, della Direzione dei sistemi informativi e dell'innovazione - DSII - per determinare l'aggiornamento in discorso, ha fissato la prima rilevazione in merito allo scadere dell'anno 2016, al fine di poter aggiornare gli oneri amministrativi dovuti a far data dal 1° gennaio 2017 relativamente al biennio 2017-2018, sia per le delegazioni di nuova attivazione sia per quelle già in essere. 

In aggiunta, va segnalato che è ormai in avanzata fase di sperimentazione la procedura informatica resa operativa dal DAG-DSII e inerente alle istanze di delegazione convenzionale di pagamento per l'assicurazione RC auto.

 Ciò precisato, con la presente circolare si forniscono, previo un breve aggiornamento su alcuni interventi operati nell'ultimo periodo dal DAG-DSII, le pertinenti indicazioni sul cennato adeguamento degli oneri amministrativi, unitamente a maggiori notizie sull'evoluzione della fase di sperimentazione riguardante le istanze di delegazione convenzionale di pagamento per l'assicurazione RC auto. Inoltre, si illustrano brevemente le modalità alternative di trattazione delle istanze di delegazione convenzionale di pagamento per i contratti di finanziamento - modalità valide, peraltro, anche per la cessione del quinto dello stipendio - in relazione al procedimento denominato Flusso finanziarie, utilizzabile esclusivamente per le istanze trattate dalle Ragionerie Territoriali dello Stato - RTS.

 Infine, tenuto conto delle richieste sinora pervenute su talune problematiche di natura puntuale, si è ritenuto opportuno partecipare, con l'occasione, le soluzioni individuate, riprendendo e integrando il prospetto sinottico - proseguendone, così, la numerazione - costruito seguendo il metodo delle «domande e risposte» o c.d. FAQ (Frequently Asked Questions), utilizzato nella circolare n. 2/RGS del 2015 e tradotto nel suo Allegato I.

1. Aggiornamento sugli interventi operati

In via preliminare, appare opportuno dare conto di alcuni interventi operati e dei relativi risultati conseguiti, successivamente alla diramazione della circolare n. 2/RGS del 2015.

 In primo luogo, grazie alla stipula delle convenzioni centralizzate (o unificate) e all'ampliamento delle tipologie di delegazioni convenzionali di pagamento, sono stati fatti ulteriori passi avanti verso la semplificazione dell'iter amministrativo, la dematerializzazione e l'innovazione delle procedure seguite. 

Con particolare riguardo alla stipula delle convenzioni unificate - gestite centralmente dal DAG-DSII, con un aumento dell'attività svolta, anche per quanto attiene alle richieste di assistenza - si è registrata, mediamente, una riduzione dei tempi istruttori delle relative pratiche a beneficio tanto dell'amministrato quanto degli istituti delegatari e ciò malgrado sia aumentata la platea di dipendenti le cui partite stipendiali sono gestite mediante il sistema NoiPA.

In secondo luogo, specificatamente all'aspetto informatico, vanno segnalati, per la loro rilevanza, i seguenti interventi: 

- realizzazione di un nuovo self-service, denominato «NoiPAssicura» e ancora in fase di sperimentazione, per la gestione automatizzata delle delegazioni convenzionali di pagamento relative ai contratti di assicurazione RC auto;

- realizzazione di una procedura automatizzata, gestita dal DAG-DSII in qualità di amministrazione stipulante delle convenzioni centralizzate, finalizzata a verificare il rispetto, da parte dell'istituto mutuante, del «tasso soglia» dei finanziamenti contratti, laddove, in precedenza, siffatta verifica era espletata dalle singole amministrazioni esclusivamente con riguardo ai prestiti accesi dai propri dipendenti.

Infine, più in generale, sono stati continuamente oggetto di revisione e di adeguamento i sistemi informatici, in considerazione delle esigenze manifestate in corso d'opera dai diversi soggetti coinvolti nel processo inerente alle delegazioni convenzionali di pagamento.

2. Oneri amministrativi

Come indicato in Premessa, in linea con quanto esposto nella circolare n. 2/RGS del 2015 (paragrafo 16. Oneri amministrativi dovuti dai delegatari), si è proceduto ad espletare l'attività di verifica in ordine alla rispondenza degli oneri amministrativi dovuti dai delegatari in ragione delle istanze di delegazione convenzionale di pagamento processate.

 Al riguardo, in disparte dal fatto che la variazione dell'indice dei prezzi al consumo FOI nel biennio 2015-2016 è risultata pressochè pari a zero, il competente DAG-DSII ha comunicato che, pur in presenza di un maggior carico di lavoro, la razionalizzazione dei processi amministrativi, anche in virtù degli automatismi realizzati, ha permesso di contenere i costi, per cui, con l'eccezione delle casse mutue e degli enti mutualistici di cui si dirà più avanti, per le delegazioni convenzionali di pagamento riguardanti i contratti di finanziamento, i contratti di assicurazione e i contributi alle ONLUS non è emersa l'esigenza di variare la misura degli oneri amministrativi per il biennio 2017-2018.

Invece, segnatamente alle casse mutue e agli enti mutualistici - per i quali, si ricorda, è stata introdotta per la prima volta dalla circolare n. 2/RGS del 2015 la possibilità di utilizzare lo strumento della delegazione convenzionale di pagamento - è sorta la necessità di dover condurre un ulteriore approfondimento sulla misura degli oneri amministrativi, sino ad ora fissati con quote identiche a quelle delle ONLUS. 

Sulla problematica, il DAG-DSII, nell'evidenziare la crescita esponenziale del numero di trattenute operate a tale titolo, ha osservato che le casse mutue e gli enti mutualistici, pur essendo enti senza scopo di lucro e operando in un'area per lo più circoscritta alle singole amministrazioni di riferimento, svolgono normalmente un'attività a favore degli associati che comporta anche profili assicurativi in campo sanitario, ancorché sotto la forma della mutualità, e a cui talora si affianca la possibilità di concedere prestiti e sussidi. Ciò implica, quanto alla disamina delle istanze di delegazione convenzionale di pagamento, una maggiore attività amministrativa, senza dubbio più intensa e impegnativa rispetto a quella concernente la trattazione delle istanze inerenti alle ONLUS, connotata, oltre che dall'aspetto di palese merito sociale, dall'estrema semplicità. Siffatte considerazioni, naturalmente non disgiunte da ragioni basate sull'esistenza di un'indubbia meritevolezza dell'attività e delle finalità degli enti mutualistici, hanno determinato comunque la necessità di introdurre, per motivi di equilibrio, un ragionevole aumento degli oneri amministrativi dovuti per la trattazione delle delegazioni convenzionali di pagamento relative, appunto, alle casse mutue e agli enti mutualistici in genere (euro 0,40 per la ricezione dell'istanza e relativa istruttoria, euro 0,20 mensili per l'effettuazione delle trattenute e dei versamenti nonché per la disponibilità della rendicontazione). Conseguentemente, è stata introdotta una differenziazione, rispetto al passato, dove casse mutue ed enti mutualistici erano stati accumunati alle ONLUS, anche per un'incompleta conoscenza della fattispecie.

Ciò posto, si unisce il nuovo Allegato H, debitamente aggiornato, che sostituisce, a far data dal 1° gennaio 2017, quello accluso alla circolare n. 2/RGS del 2015.

Va da sé che, relativamente alle casse mutue e agli enti mutualistici, in sede di stipula della prescritta convenzione dovrà essere pertinentemente modificato l'Allegato C della medesima circolare n. 2/RGS del 2015, segnatamente al preambolo, con il richiamo degli estremi della presente circolare, nonché, soprattutto, all'art. 5, comma 2, quanto agli oneri amministrativi dovuti. 

3. Istanze per i contratti RC Auto

La possibilità di avvalersi dello strumento della delegazione di pagamento anche in relazione ai contratti di assicurazione RC auto ha seguito - in considerazione di diversi fattori, non ultimo la più breve durata del contratto e la normale sussistenza di apprezzabili variabili, ma principalmente la volontà di rendere il servizio informatizzato - l'adozione di un diverso approccio. La scelta operata, infatti, è stata di rendere pressochè completamente dematerializzato l'intero processo, da attivare telematicamente attraverso il portale NoiPA.

Un siffatto approccio innovativo ha comportato, oltre allo studio di problematiche di tipo amministrativo e giuridico, investimenti tecnologici dedicati, con l'avvio di un adeguato periodo di sperimentazione, iniziato nel corso dell'anno 2016, che ha visto la collaborazione di alcune selezionate imprese assicurative, dichiaratesi disponibili allo scopo.

E' stato, quindi realizzato, come supra accennato, il servizio «NoiPAssicura» che sarà reso disponibile - una volta terminata la fase di sperimentazione, prevedibilmente per il mese di giugno 2017 - a tutte le società di assicurazione che vorranno servirsene, previa stipula di una convenzione unificata con il DAG-DSII.

In buona sostanza, quindi, qualunque compagnia di assicurazione, qualora lo riterrà, potrà a breve avvalersi della possibilità, previa sottoscrizione della cennata convenzione, di incassare mediante la delegazione convenzionale di pagamento i premi assicurativi rivenienti dai contratti di assicurazione RC auto stipulati con dipendenti dello Stato o con dipendenti pubblici le cui partite stipendiali sono gestite tramite il sistema NoiPA. 

Pertanto, in assenza di impedimenti tecnici, a partire da luglio 2017 sarà pienamente operativo l'anzidetto servizio, ivi inclusa l'applicazione dei previsti oneri amministrativi a carico del delegatario. Di tale circostanza sarà data adeguata e tempestiva notizia sul portale NoiPA, all'indirizzo https://noipa.mef.gov.it/. 

4. Procedimento flusso finanziarie

 Si tratta di un processo o procedimento, denominato Flusso finanziarie, rappresentato da un canale elettronico, alternativo a quello cartaceo tradizionale, sviluppato per permettere alle RTS e agli istituti bancari e finanziari una gestione più efficiente delle pratiche relative alle cessioni del quinto dello stipendio e ai finanziamenti da estinguere con delegazione convenzionale di pagamento, conseguendo, altresì, una maggiore trasparenza delle procedure e una loro standardizzazione sull'intero territorio nazionale.

 Tale procedimento, completamente dematerializzato e realizzato nell'ambito di uno scenario normativo immutato, è stato avviato in fase sperimentale alla fine del 2015 presso la RTS di Roma e progressivamente esteso nel corso dell'anno 2016 all'intero territorio nazionale, per cui dallo scorso mese di ottobre è pienamente operativo per tutte le RTS.

 Grazie all'utilizzo di applicativi informatici - combinando le potenzialità dell'applicativo Protocollo-RGS, della posta elettronica certificata-PEC e della firma digitale - Flusso

finanziarie consente di semplificare gli adempimenti e di ridurre drasticamente la gestione degli atti cartacei. 

 In sintesi, Flusso finanziarie consente la digitalizzazione dell'intero processo con la notifica degli atti in tempo reale, permette l'automatica archiviazione informatica dei documenti e la gestione informatica della pratica, con l'effetto di ottenere un contenimento dei costi di gestione, tanto per gli operatori finanziari quanto per le RTS, e una significativa contrazione dei tempi di lavorazione. Inoltre, in virtù della interoperabilità dei sistemi, si realizza una forte riduzione della notifica di pratiche incomplete, con l'eliminazione di carenze e imprecisioni documentali. Per avvalersi di Flusso finanziarie, l'istituto bancario o finanziario interessato dovrà aver presentato una formale richiesta di adesione, compilando il modulo reperibile nell'apposita sezione del sito internet del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, all'indirizzo http://www.rgs.mef.gov.it/VERSIONE-I/e-GOVERNME1/ServiziRagionerieTerritoriali/FLUSSOFINANZIARIE/ . Nell'ambito della cennata sezione, alle cui indicazioni si rimanda, sono contenuti, poi, maggiori dettagli, anche di natura tecnica.

 Una volta prodotta l'istanza per l'adesione, l'istituto richiedente dovrà sottoporsi alle verifiche tecniche propedeutiche alla effettiva attivazione del canale telematico, subordinata pure alla comunicazione via PEC - da spedire all'indirizzo flussi.dematerializzati.rgs@pec.mef.gov.it, da parte del medesimo istituto bancario o finanziario - dell'elenco dei propri delegati (agenti) e delle caselle PEC autorizzate all'invio delle richieste. 

Una volta perfezionatasi l'adesione, l'istituto bancario o finanziario dovrà trasmettere gli atti esclusivamente mediante l'invio alla RTS territorialmente competente di un messaggio PEC predisposto secondo le specifiche istruzioni tecniche reperibili nella menzionata sezione sul sito internet istituzionale. 

Al termine dell'istruttoria, sull'istanza di cessione del quinto dello stipendio o di delegazione convenzionale di pagamento per un contratto di finanziamento, verrà inviato alla casella PEC del mittente un messaggio di posta elettronica certificata contenente in allegato il «benestare» o la «nota di rigetto» in formato pdf sottoscritta digitalmente, in modo da rendere una tempestiva notizia circa l'esito della richiesta. 

Ciò illustrato, si fa presente che la modulistica necessaria, analoga a quella cartacea, è reperibile sul sito internet al ricordato indirizzo, all'interno delle sue sottosezioni.

 Da ultimo, è d'obbligo sottolineare che il processo Flusso finanziarie si affianca a quello tradizionale, rappresentando un'opportunità per gli operatori del settore, per i quali si pone come strumento alternativo. Tuttavia, si evidenzia che l'istituto bancario o finanziario, una volta perfezionata l'adesione al suddetto processo dematerializzato, non potrà più avvalersi del canale tradizionale cartaceo, giacché solo in tal modo si concorre realmente ad evitare il rischio di creare duplicazioni e di promuovere errori e si consegue un concreto obiettivo di semplificazione procedimentale. 

5. Note conclusive

In coerenza con le indicazioni a suo tempo fornite, si espone che la prossima valutazione degli importi dovuti a fronte della trattazione delle istanze di delegazione convenzionale di pagamento, per il loro eventuale aggiornamento in aumento o in diminuzione e sempre in relazione alle variazioni intervenute degli oneri amministrativi sostenuti per le attività connesse alle anzidette istanze di delegazione, verrà effettuata con riferimento alla data del 31 ottobre 2018, allo scopo di aggiornare, semprechè ne dovessero ricorrere i presupposti, la misura dovuta dagli istituti delegatari a far data dal 1° gennaio 2019, anche per le delegazioni ancora in essere e preesistenti alla predetta data.

 In chiusura, non sembra superfluo ricordare, dandone così conferma, la piena operatività della circolare n. 2/RGS del 2015, con eccezione, ovviamente, delle integrazioni e modifiche contemplate nel presente documento. 

Allegato H

(Testo dell’allegato)

Allegato I-bis

(Testo dell’allegato)

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Provvedimento pubblicato nella G.U. 30 gennaio 2017, n. 24.