Pagamento delle prestazioni INPS all’estero: accertamento dell’esistenza in vita per l’anno 2016

La verifica dell’esistenza in vita dei pensionati, come noto, contribuisce ad assicurare la correttezza dei flussi dei pagamenti dei trattamenti previdenziali ed a limitare i casi di pagamento di prestazioni dopo la morte del beneficiario.

In adempimento dell’obbligo contrattuale di assicurare la regolarità dei pagamenti, il fornitore del servizio di pagamento delle prestazioni INPS all'estero, Citibank, NA, ha avviato il processo di spedizione ai pensionati all’estero della richiesta di fornire la prova annuale di esistenza in vita.

1. Richiesta delle attestazioni di esistenza in vita.

È in corso la spedizione ai pensionati del plico contenente la lettera esplicativa e il modulo di attestazione (l’allegato 1 rappresenta, a titolo di esempio, il fac-simile della modulistica inviata ai pensionati che ricevono i pagamenti nel Regno Unito) e lettere inviate ai pensionati per la campagna di rilevazione dell’esistenza in vita per il 2016 sono circa 360.000.E' allegatauna tabella che mostra la ripartizione per i principali Stati dei plichi inviati (allegato 2).

Sulla base di un'analisi effettuata sull’opinione espressa dai pensionati, i quali hanno lamentato che il pacchetto era costituito da troppe pagine e conteneva troppe informazioni, rispetto alle precedenti verifiche generalizzate sono state approntate modifiche alla modulistica mirate a renderla più semplice da usare. Per questo motivo, il modulo bilingue è stato predisposto su una sola pagina (una pagina e mezza nel caso in cui si debbano usare tre lingue, come avviene per il Canada), eliminando alcune informazioni superflue ed accorpando o disponendo diversamente alcuni paragrafi.

Analoghe modifiche sono state apportate anche al modulo alternativo di accertamento dell’esistenza in vita per i soggetti (ricoverati, allettati, detenuti) che non possono completare il processo di verifica secondo le modalità ordinarie.

Per consentire un’ordinata e tempestiva gestione del flusso di rientro delle attestazioni, il modulo è personalizzato per ciascun pensionato. Per questo motivo gli interessati dovranno utilizzare il modulo ricevuto da Citi e non potranno essere utilizzati moduli in bianco. Nel caso in cui un pensionato non riceva il modulo o lo smarrisca, dovrà contattare il Servizio di assistenza di Citi che provvederà ad inviare un nuovo modulo personalizzato. Su richiesta del pensionato, ovvero del patronato, i moduli potranno essere inviati anche a mezzo di posta elettronica in formato PDF.

Il modulo di attestazione dell’esistenza in vita, correttamente compilato, datato, firmato e corredato della documentazione di supporto, dovrà essere spedito alla casella postale PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom.

I pensionati avranno la possibilità di verificare l’esito del processo di validazione dei moduli inviati attraverso i servizi descritti nel paragrafo 7.

Le operazioni di verifica generalizzata riguarderanno tutti i titolari dei trattamenti pensionistici pagati all’estero da INPS, compresi gli iscritti alle gestioni previdenziali dei dipendenti pubblici, che negli anni scorsi erano stati oggetto di verifiche separate. Anche ai trattamenti pensionistici degli ex dipendenti pubblici si applicheranno le disposizioni relative alla gestione degli adempimenti connessi alla verifica, alla sospensione dei pagamenti in caso di mancato completamento del controllo e di riemissione delle rate sospese in caso di attestazione tardiva dell’esistenza in vita.

2. Tempi della verifica.

L’invio dei plichi di richiesta ai pensionati ha avuto luogo a partire dal 6 febbraio 2016.

Per coniugare il rigore della prova con modalità di attestazione non eccessivamente onerose, è stato ritenuto congruo prevedere un termine di circa 120 giorni per trasmettere a Citi la documentazione richiesta: difatti, la restituzione del modulo di attestazione dell’esistenza in vita dovrà avvenire entro il 3 giugno 2016.

Durante tale periodo sarà valutata l’opportunità di spedire, ai pensionati che non abbiano ancora restituito il modulo di attestazione dell’esistenza in vita, una nuova lettera volta a ricordare la necessità di adempiere nei termini.

3. Riscossione personale presso sportelli del Partner d’appoggio.

Nel caso in cui l’andamento dei rientri delle attestazioni di esistenza in vita faccia ritenere che non tutti i pensionati sono stati in condizione di assolvere all’adempimento entro il termine, sarà valutata la possibilità di localizzare a sportelli Western Union, per la riscossione personale da parte del beneficiario, i pagamenti delle rate di luglio e di agosto delle pensioni intestate ai soggetti che non avranno fatto pervenire la prova di esistenza in vita entro il termine del 3 giugno 2016.

Si rammenta che la riscossione personale presso Western Union è consentita per pagamenti di importo fino a 6.300 euro, oppure fino a 7.000 dollari statunitensi.

La riscossione personale da parte del pensionato costituirà prova dell’esistenza in vita e per le successive rate saranno ripristinate le modalità di pagamento ordinarie.

Tuttavia, occorre tener presente che Citi provvede a predisporre i pagamenti del mese successivo a partire dal giorno 20 del mese in corso. Perciò, per determinare il ripristino delle ordinarie modalità di pagamento a partire dalla rata di agosto, la riscossione della rata di luglio dovrà avvenire entro il giorno 19 di tale mese. Il pensionato avrà la possibilità di riscuotere la rata anche successivamente, perché il mandato ha la validità di tre mesi; tuttavia, la riscossione di tale rata dopo il 19 luglio non consentirà il ripristino delle modalità di pagamento ordinarie già dal mese di agosto, bensì a partire dalla prima rata utile successiva. Analoghe considerazioni possono essere fatte per la rata di agosto.

Nel caso di mancata riscossione di entrambe tali rate entro il 19 agosto, i pagamenti successivi saranno sospesi dalla banca e potranno essere ripristinati solo a seguito della produzione di adeguata prova dell’esistenza in vita da parte dei soggetti interessati.

4. Casi particolari e procedure alternative di attestazione dell’esistenza in vita.

In occasione delle precedenti verifiche generalizzate dell’esistenza in vita, è emerso che i pubblici funzionari di alcuni Paesi talvolta si rifiutano di sottoscrivere il modulo di Citi. Per evitare difficoltà ai pensionati, in tali casi Citi accetterà le certificazioni di esistenza in vita emesse da enti pubblici locali. Tali certificati devono costituire valida attestazione dell’esistenza in vita: non sono considerate sufficienti le certificazioni rilasciate per altre finalità (ad es. certificati di residenza). Per facilitare la gestione delle procedure, è necessario che le certificazioni rilasciate da Autorità locali siano inviate a Citi unitamente al modulo di attestazione dell’esistenza in vita predisposto da Citi compilato dal pensionato.

Tuttavia, al di fuori dei casi di effettiva impossibilità, è auspicabile l’utilizzo del modulo standard di attestazione di esistenza in vita predisposto dalla banca, poiché tale modulo può essere esaminato e validato automaticamente e tempestivamente dai team operativi di Citi. Al contrario, nel caso in cui pervengano certificazioni diverse, sarà necessario verificare la sussistenza dei requisiti formali e sostanziali che rendono accettabile la certificazione, con conseguente allungamento dei tempi del processo di accertamento dell’esistenza in vita. Inoltre, qualora il certificato non risulti idoneo, sarà necessario ripetere la certificazione secondo modalità diverse.

Nell’eventualità che i pubblici ufficiali locali, pur autenticando le firme dei pensionati, si rifiutino di riportare nel modulo le informazioni circa l’Istituzione di appartenenza, il nominativo del funzionario, e così via, è stato concordato con Citi di consentire ai pensionati di completare l’attestazione autenticata dal testimone accettabile con l’indicazione dell'Istituzione e del nome e cognome del funzionario che ha verificato l’identità del pensionato.In ogni caso deve essere possibile identificare l’Istituzione o il pubblico ufficiale che ha effettuato l’autenticazione.

Per i casi in cui non sia indicato il cognome da coniugata, resta confermata la possibilità che le pensionate aggiungano o sostituiscano sui moduli di attestazione tale cognome a quello da nubile, compilando la dichiarazione e sottoscrivendola col proprio cognome esatto. Anche in questo caso, peraltro, è necessaria l’attestazione da parte del testimone accettabile.

Nel caso in cui il pensionato si trovi in grave stato di infermità fisica o mentale o si tratti di pensionati disabili che risiedono in istituti di riposo o sanitari, pubblici o privati, o di pensionati affetti da patologie che ne impediscono gli spostamenti (cd. allettati) o di soggetti incapaci o reclusi in istituti di detenzione, è necessario contattare il servizio di assistenza di Citi che renderà disponibile il modulo alternativo di certificazione di esistenza in vita (allegato 3). Tale modulo, su richiesta del pensionato o del patronato, sarà inviato a mezzo di posta elettronica in formato PDF. Questo modulo dovrà essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti e restituito a Citi unitamente alla documentazione supplementare sotto elencata:

Citi, con la diligenza richiesta per l’istituto di credito fornitore del servizio, controllerà:

- la presenza della firma del soggetto attestante;

- la presenza del timbro del soggetto attestante o del timbro dell’ente coinvolto o rappresentato dal soggetto attestante, restando inteso che il timbro non sarà richiesto nelle ipotesi in cui il soggetto attestante sia il procuratore o tutore legale del pensionato;

- la presenza del timbro dell'istituzione/ente/persona che ha conferito la procura o tutela al soggetto attestante, quando il soggetto attestante è una persona designata procuratore o tutore legale del pensionato.

5. Attestazione dell’esistenza in vita dei pensionati tramite portale web predisposto da Citi.

Per i pensionati residenti in Australia, in Canada, nel Regno Unito e negli Stati Uniti, a partire dalla verifica dell’esistenza in vita per il 2015 l’INPS ha fornito a Citi una lista di operatori dei Patronati, che in base alla normativa locale hanno qualifiche che rientrano fra quelle dei testimoni accettabili. Tali soggetti, previa verifica da parte di Citi del possesso della qualifica di testimone accettabile, sono autorizzati ad accedere a un portale specificamente predisposto da Citi al fine di attestare in forma telematica l’esistenza in vita dei pensionati.

La medesima modalità di attestazione dell’esistenza in vita dei pensionati in forma telematica è stata resa disponibile anche a funzionari delle Rappresentanze diplomatiche italiane indicati dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.

Inoltre, Citi ha reso disponibile agli operatori di Patronati operanti all’estero la facoltà di utilizzare un metodo di trasmissione telematica dei moduli di attestazione dell’esistenza in vita: l’operatore di Patronato abilitato potrà caricare direttamente sul sistema informatico di Citi le copie in formato elettronico dei moduli o certificati di esistenza in vita e dei documenti di supporto, debitamente completati e sottoscritti a seconda dei casi, evitando l’invio postale.

6. Monitoraggio.

Le informazioni relative all’esito del processo di accertamento dell’esistenza in vita sono visualizzabili in tempo reale attraverso l’accesso all’archivio web della Banca (Citi Direct).

Nel caso in cui pervengano alle Strutture INPS valide prove dell’esistenza in vita, è necessario che l’informazione dell’avvenuto accertamento sia trasmessa a Citi attraverso la procedura di Comunicazione Certificata rilasciata con messaggio Hermes n. 3926 del 05/3/2012.

7. Servizio di assistenza di Citi.

Si rammenta che è attivo il Servizio Clienti a supporto dei pensionati, Consolati, delegati, procuratori, che richiedessero assistenza riguardo alla procedura di attestazione dell’esistenza in vita.

Il Servizio Clienti Citi può essere contattato:

- visitando la pagina web www.inps.citi.com;

- inviando un messaggio di posta elettronica all'indirizzo inps.pensionati@citi.com;

- telefonando ad uno dei numeri verdi indicati nella lettera esplicativa.

Per i Patronati restano confermati i consueti canali di comunicazione.

Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì fra le 8:00 e le 20:00 (ora italiana) in italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco e portoghese.

È disponibile, inoltre, il Servizio Automatico Interattivo di Citi, con cui, telefonando a un numero verde, è possibile verificare la fase di validazione di una o più attestazioni di esistenza in vita, 24 ore su 24, 365 giorni l’anno. Si sottolinea che per utilizzare il servizio automatico è necessario disporre del numero di 12 cifre con cui la Banca identifica ciascun pensionato, che è riportato in alto a destra in tutte le comunicazioni di Citi. Nell’allegato4 sono riportate le istruzioni da seguire per fruire del servizio.

8. Verifica dei redditi - Red-Est 2015.

Al fine di ridurre il carico degli adempimenti per i pensionati e migliorare l’efficienza della procedura, la Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici ha reso disponibile ai Patronati la procedura per l’acquisizione dei dati reddituali in concomitanza con l’invio dei moduli da parte di Citi. In questo modo, in occasione degli accessi dei pensionati agli uffici di patronato per avere assistenza per la compilazione dell’attestazione di esistenza in vita, sarà possibile procedere anche alla compilazione e trasmissione del Red-Est o pianificare un successivo appuntamento per l’ordinata gestione anche di questo adempimento.

Allegato 1

(Testo dell’allegato)

Allegato 2

Ripartizione territoriale delle lettere inviate

Allegato 3

(Testo dell’allegato)

Allegato 4

Servizio IVR - Servizio Automatico Interattivo

Col nuovo Servizio Automatico Interattivo di Citi il pensionato e il patronato possono verificare la fase di validazione di una o più attestazioni di esistenza in vita, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni l’anno.

Per accedere al servizio IVR, l’utenza dovrà comporre un numero verde locale a seconda del Paese di residenza (oppure, in alternativa, il numero italiano + 39 02 6943 0693) e, successivamente alla selezione della lingua, avrà la possibilità di selezionare una delle seguenti voci:

[ ] Premere 1 per informazioni sul Certificato di esistenza in vita

[ ] Premere 2 per domande relative ai pagamenti

[ ] Premere 3 per aggiornare dati personali o per altre richieste

Una volta premuto il tasto 1, si dovranno digitare 12 cifre che compongono il numero identificativo Citi del pensionato. Questo numero è posizionato in alto a destra in tutta la corrispondenza inviata da Citi ai pensionati.

Una volta che il sistema ha riconosciuto il numero identificativo inserito, verrà fornita una delle seguenti informazioni:

[ ] la documentazione è stata ricevuta e validata

[ ] la documentazione ricevuta risulta incompleta

[ ] la documentazione è stata ricevuta e tuttora in fase di validazione

[ ] al momento non ci è ancora pervenuta alcuna documentazione

il servizio postale ha notificato Citi di non aver potuto recapitare la documentazione a causa di una incorrettezza dell’indirizzo

I pensionati, se necessario, potranno richiedere di parlare con un operatore premendo il tasto 2.