Circolare n. 1/D del 19 gennaio 2015 - Applicazione dell’istituto della rappresentanza nella procedura di domiciliazione

Si fa seguito alle disposizioni impartite con la circolare indicata in oggetto, concernente l’applicazione dell’istituto della rappresentanza nella procedura di domiciliazione.

Al riguardo, premesso che codeste Strutture territoriali non hanno, allo stato, segnalato alla scrivente particolari problematiche operative si fa presente che, in occasione di un incontro con le Associazioni di categoria maggiormente rappresentative, sono state richieste alcune precisazioni relative agli oneri informativi che il soggetto richiedente l’autorizzazione ad operare in procedura domiciliata, con la modalità della rappresentanza diretta, è tenuto ad assolvere ai fini del compiuto espletamento dell’attività istruttoria deputata al competente Ufficio doganale.

I chiarimenti richiesti riguardano, in particolare, i seguenti adempimenti procedurali:

1) la produzione degli elenchi aggiornati dei clienti per i quali l’istante intende agire in rappresentanza diretta (punti A.1, C.1 e C.2 della menzionata circ. n.1/D del 19 gennaio 2015);

2) l’aggiornamento degli stessi e delle sottostanti procedure gestionali adottate dal rappresentante, in funzione di eventuali cambiamenti nella composizione quali/qualitativa del novero dei soggetti rappresentati.

In proposito, è utile richiamare, in via preliminare, il disposto di cui all’art. 253, par. 4, del Reg. n.2454/93 laddove prevede l’esigenza del richiedente di "...scritture e procedure adeguate che consentano all’autorità doganale di rilascio [delle autorizzazioni alla procedura semplificata o di domiciliazione, n.d.r.] di identificare le persone rappresentate e di effettuare i controlli doganali appropriati".

Da qui l’impianto procedurale approntato con la richiamata circ. n.1/D volto ad assicurare la conoscenza, da parte della dogana, degli elementi indispensabili per considerare assolto il precetto sopra richiamato.

D’altronde, è indubbio che rientri nelle ordinarie incombenze del richiedente, al momento dell’acquisizione di ciascun cliente rappresentato, porre in essere, preliminarmente alla presentazione della richiesta/modifica/integrazione di autorizzazione, quei riscontri/verifiche utili a garantire l’esatta individuazione del soggetto ed a certificare la connotazione economica generale/operativa dello stesso, adottando ogni utile ed efficace strumento gestionale o di controllo interno atto a garantire il costante monitoraggio del soggetto rappresentato.

Ciò premesso ed entrando nel merito delle menzionate richieste di chiarimenti, si evidenzia che:

1) la più volte richiamata circolare al punto A.1, indica espressamente il contenuto informativo degli elenchi clienti da produrre al competente Ufficio delle dogane. Tale contenuto, visto il puntuale richiamo svolto in circolare, va riferito anche alla produzione documentale richiesta nei casi di integrazione/modifica di autorizzazioni già rilasciate (punti C.1 e C.2). Ciò significa che, all’atto della presentazione della richiesta di operare in procedura di domiciliazione, con la modalità della rappresentanza diretta (allegato 67 del Reg. n.2454/93/, allegato B della determinazione direttoriale n.158326 del 14.12.2010), l’istante dovrà produrre elenchi clienti aggiornati a tale data.

Le modalità gestionali e di governance suggerite nella circolare al fine di garantire la veridicità e l’attendibilità relativa ai soggetti rappresentati e delle precostituite procedure aziendali di controllo interno, approntate dal richiedente l’autorizzazione, costituiranno elemento di valutazione da parte dell’Ufficio delle dogane, nel caso di cui al punto A.1 nell’ambito delle ordinarie attività di verifica preventive, propedeutiche al rilascio dell’autorizzazione, che implicano il necessario sopralluogo presso la sede del richiedente, come previsto anche per la contestuale autorizzazione all’ esercizio dell’assistenza doganale di cui al D.M. 549/92.

Nei restanti casi (C.1 e C.2) il riscontro dei documenti previsti da allegare all’istanza, nonché la relativa istruttoria potranno anche essere svolti con un pre audit mirato da effettuare in Ufficio.

2) per quanto attiene, poi, l’ aggiornamento degli elenchi dei clienti rappresentati, lo stesso sarà oggetto di riscontro, da parte degli Uffici doganali, in occasione dei controlli periodici sulla corretta gestione della procedura di domiciliazione. In tale sede, si dovrà verificare, come indicato nella circolare 1/D del 2015, oltre all’effettuazione dell’avvenuto monitoraggio bimestrale da parte del titolare sulla regolarità delle operazioni doganali svolte per conto dei clienti, la corretta tenuta del fascicolo per soggetto rappresentato, nonché il predetto aggiornamento con l’annotazione degli ulteriori operatori economici acquisiti, predisponendo il relativo fascicolo completo delle operazioni doganali effettuate.

Codeste Direzioni avranno cura di diramare il contenuto della presente alle strutture dipendenti provvedendo, altresì, a comunicare alla scrivente eventuali problematiche riscontrate, nonché ogni altra utile informazione in proposito.