L’Agenzia delle Entrate, con il provvedimento 4 agosto 2020, n. 280693 ha definito i criteri e le modalità per l’esercizio, presso l’Amministrazione, dei tre tipi di accesso, documentale, civico semplice e civico generalizzato, e la procedura da seguire, i soggetti legittimati a presentare la richiesta e i casi di esclusione o diniego.

Sono legittimati all’esercizio del diritto di accesso tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente rilevante e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso.
L’accesso è, altresì, consentito alle pubbliche amministrazioni e, più in generale, ai soggetti pubblici interessati all’acquisizione di documenti amministrativi necessari allo svolgimento delle funzioni istituzionali ad essi attribuite.
La richiesta di accesso deve essere presentata alla struttura dell’Agenzia che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente.

Accesso documentale

Tale modalità fa riferimento al diritto di accedere ai documenti amministrativi detenuti dagli uffici dell’Agenzia, in linea con quanto previsto dalla L. n. 241/1990 e dal D.P.R. n. 184/2006.
Il diritto di accesso documentale viene esercitato mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, alla presenza del responsabile del procedimento di accesso o di persona dallo stesso incaricata, i quali provvedono a rendere non intellegibili i dati personali non pertinenti e non indispensabili alle specifiche finalità di accesso agli atti, nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali.
L’istanza di accesso documentale deve contenere la motivazione della richiesta e indicare i dati identificativi del richiedente, l’interesse diretto concreto e attuale, sotteso alla domanda, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è chiesto l’accesso, gli estremi del documento oggetto della richiesta di accesso e/o gli elementi che ne consentono l’individuazione.
Inoltre, al momento della presentazione dell’istanza, il richiedente deve sempre indicare il canale di risposta prescelto, ossia posta elettronica o posta elettronica certificata, sede o sportello dell’amministrazione.
L’interessato può presentare all’Agenzia una richiesta in via:
- informale, se, in base alla natura del documento richiesto, non risulti l’esistenza di controinteressati, e il diritto di accesso può essere esercitato mediante presentazione di domanda, anche verbale, all’ufficio competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente;
- formale, attraverso l’apposito modello, reperibile presso gli uffici o sul sito internet dell’Agenzia, all’interno della sezione "Istanze - Accesso documentale" presente in ogni profilo contribuente (cittadini, imprese, professionisti, intermediari, enti e Pa).

La richiesta può essere presentata per via telematica, a mezzo posta, fax o a mano alla struttura dell’Agenzia che ha formato e detiene il documento. In caso di domanda irregolare o incompleta sarà cura dell’Agenzia, entro dieci giorni dalla relativa ricezione, avvisare l’interessato con mezzo idoneo a comprovarne il ricevimento e il termine del procedimento decorre dalla presentazione della richiesta corretta.

Accesso civico semplice

Attribuisce il diritto di richiedere documenti, informazioni e dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, qualora la stessa non sia stata rinvenuta sul sito internet dell’Agenzia.
Il suddetto accesso può essere esercitato attraverso una richiesta, gratuita, che non necessita di motivazione e deve consentire l’individuazione dei dati, delle informazioni o dei documenti richiesti.
L’istanza può essere redatta utilizzando l’apposito modello presente nella sezione "Amministrazione trasparente – Altri contenuti – Accesso civico – Accesso civico semplice" del sito internet dell’Agenzia e inoltrata all’indirizzo di posta elettronica: entrate.accesso.civico@agenziaentrate.it, o presentata anche a mezzo posta, fax o a mano agli indirizzi indicati dall’Agenzia nella citata sezione.
Le richieste sono trattate dal responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (Rpct), che entro trenta giorni dalla richiesta da indicazione alla struttura competente di pubblicare sul sito internet i documenti, le informazioni e i dati richiesti e comunica al richiedente l’avvenuta pubblicazione e, nel caso in cui tali documenti o informazioni siano già pubblicati, ne indica il collegamento ipertestuale.

Accesso civico generalizzato

Tale diritto è riconosciuto per favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico. In particolare, tale istituto attribuisce a chiunque, indipendentemente dalla cittadinanza o dalla residenza nel territorio dello Stato, il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dall’Agenzia, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi pubblici e privati giuridicamente rilevanti.
La richiesta:
- deve essere presentata per via telematica o a mezzo posta, fax o a mano all’ufficio che detiene i dati o i documenti o alla direzione regionale nel cui ambito territoriale ha sede l’ufficio;
- può essere formulata utilizzando l’apposito modello, reperibile presso gli uffici o sul predetto sito dell’Agenzia, e deve essere specifica e consentire l’individuazione del dato o del documento di cui è richiesto l’accesso, nonché le generalità del richiedente con i relativi recapiti e non necessita di motivazione.

Il procedimento deve concludersi entro trenta giorni dalla presentazione dalla richiesta, con l’adozione di un provvedimento espresso e motivato, che deve essere comunicato al richiedente e agli eventuali soggetti controinteressati.

Al fine di agevolare l’esercizio dei diritti di accesso, senza che ne derivino limitazioni riguardo alla modalità di presentazione delle istanze, l’Agenzia delle Entrate rende disponibili sul proprio sito internet, nella sezione "Modelli", i format utilizzabili per la presentazione delle relative richieste.