Non costituiscono redditi di lavoro dipendente, le somme corrisposte dall’Ente al proprio personale scolastico a titolo di rimborso delle spese documentate funzionali allo svolgimento della didattica a distanza (d.a.d.), purché l’ammontare del rimborso sia determinato con modalità analitiche, sulla base di criteri oggettivi. L’istanza per chiedere tale rimborso è esente dall’imposta di bollo. (Agenzia delle Entrate - Risposta 3 dicembre 2021, n. 798).

Il Caso

L'Ente intende concedere un rimborso delle spese documentate e anticipate dal proprio personale scolastico per l'acquisto di "dotazioni IT" e per i consumi funzionali allo svolgimento della didattica a distanza che costituisce l'interesse esclusivo del datore di lavoro.
Il rimborso è erogato sulla base di apposita domanda degli aventi diritto.
L’ammontare del rimborso è determinato sulla base di criteri oggettivi ed analitici che permettono di determinare per ciascuna tipologia di spesa (dotazione IT, carta, toner, connessione internet) la quota di costi risparmiati dal datore di lavoro e sostenuti dal lavoratore. In particolare, per determinare tale importo, sono considerate le seguenti variabili:
- prezzo d'acquisto delle dotazioni IT;
- vita media utile delle dotazioni IT;
- "costo orario" dell'IT in funzione del rapporto delle due variabili precedenti (prezzo/vita media);
- costi risparmiati al datore di lavoro (carta, usura e manutenzione, connessione alla rete);
- ore di utilizzo dell'IT, sia per l'attività formativa che per quella aggiuntiva ad essa connessa.
Il metodo di determinazione del costo si fonda in parte, su dati statistici e ricerche di mercato (ad esempio, la quantificazione della vita media utile dei dispositivi IT e la quantificazione dei costi medi per il consumo della carta e per la connessione alla rete) e in parte sulla rilevazione dei dati concernenti le ore impiegate dal personale nella didattica a distanza. In base a tale metodo è determinato il "costo orario" delle dotazioni IT e il " costo orario" collegato al risparmio per l'Ente per il mancato acquisto di carta, toner, manutenzione e internet.
Si chiede quale sia il trattamento fiscale applicabile al rimborso ai fini delle imposte sui redditi e alla domanda ai fini dell’imposta di bollo.

Disciplina di riferimento

Secondo la disciplina fiscale in materia di redditi di lavoro dipendente (art. 51 del TUIR) "tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d'imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro costituiscono redditi di lavoro dipendente. Si considerano percepiti nel periodo d'imposta anche le somme e i valori in genere, corrisposti dai datori di lavoro entro il giorno 12 del mese di gennaio del periodo d'imposta successivo a quello cui si riferiscono" (c.d. "principio di onnicomprensività" del reddito di lavoro dipendente).
In base a tale principio, sia gli emolumenti in denaro sia i valori corrispondenti beni, servizi ed opere offerti dal datore di lavoro ai propri dipendenti, costituiscono redditi imponibili e, in quanto tali, concorrono alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.
Ne discende, in linea generale, che tutte le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore, anche a titolo di rimborso spese, costituiscono per quest'ultimo reddito di lavoro dipendente.
In relazione alla rilevanza reddituale dei rimborsi spese erogati dai datori di lavoro, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che:
- in generale, possono essere esclusi da imposizione quei rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro anticipate dal dipendente (ad esempio, per l'acquisto di beni strumentali di modico valore, quali la carta per la fotocopiatrice o la stampante, le pile della calcolatrice, etc.);
- non concorrono alla formazione della base imponibile del dipendente, le somme che non costituiscono arricchimento per il lavoratore (ad esempio, gli indennizzi ricevuti a mero titolo di reintegrazione patrimoniale) e le erogazioni effettuate per un esclusivo interesse del datore di lavoro;
- non sono da assoggettare a tassazione come reddito di lavoro dipendente, le somme rimborsate ai telelavoristi per i costi del collegamento telefonico, essendo sostenute dal dipendente in telelavoro per raggiungere le risorse informatiche del datore di lavoro e, quindi, per poter espletare l'attività lavorativa.

Le spese sostenute dal lavoratore e rimborsate dal datore in modo forfetario sono escluse dalla base imponibile "solo" nell'ipotesi in cui il legislatore abbia previsto un criterio volto a determinarne la quota che, dovendosi ritenere riferibile all'uso nell'interesse del datore di lavoro, può essere esclusa dall'imposizione.
Qualora il legislatore non abbia provveduto ad indicare un criterio ai fini della determinazione della quota esclusa da imposizione, al fine di evitare che il rimborso concorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente, i costi sostenuti dal dipendente nell'esclusivo interesse del datore di lavoro devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili.

Soluzione

L’Agenzia delle Entrate ha osservato che nel caso esaminato, il rimborso riconosciuto dall'Ente ai dipendenti per l'utilizzo dei dispositivi IT si basa su parametri oggettivi diretti a determinare i costi risparmiati dall'ente che, invece, sono stati sostenuti dal dipendente nell'espletamento della propria attività lavorativa.
Pertanto, in ragione della modalità di determinazione analitica delle somme, le somme erogate a titolo di rimborso ai docenti in d.a.d. devono ritenersi non imponibili ai fini IRPEF.

Per quanto riguarda l’applicazione dell’imposta di bollo alla domanda presentata dal dipendente per ottenere il rimborso, l’Agenzia delle Entrate ha osservato che si tratta di rimborsi relativi a spese che il dipendente sostiene non nel proprio personale interesse, ma in quello del proprio datore di lavoro. Pertanto, la domanda deve ritenersi riconducibile all’ipotesi contemplata dalla nota 3 all'articolo 3 della Tariffa allegata d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, che stabilisce l’esenzione per le istanze concernenti rapporti di impiego prodotte dai dipendenti degli uffici controindicati alla amministrazione competente.