È possibile erogare i beni e i servizi dei piani di welfare aziendale tramite i buoni-corrispettivo (o "voucher") e affidarne la gestione ad un’impresa mandataria senza rappresentanza. In tal caso i fornitori fatturano l’acquisto dei beni e servizi scelti dai dipendenti alla mandataria, al momento dell’emissione del voucher; la mandataria a sua volta "ribalta" l’operazione sul datore di lavoro. Sono irrilevanti ai fini IVA le operazioni di consegna dei voucher ai dipendenti, nonché l’effettiva fruizione da parte degli stessi del welfare (Agenzia delle Entrate - Risposta a interpello n. 10 del 2020)

In tema di "Welfare aziendale" è consentita la fruizione dei benefit da parte dei lavoratori mediante documenti di legittimazione, in formato cartaceo o elettronico, riportanti un valore nominale: cd. "buoni-corrispettivo o voucher".
È altresì legittimo l’affidamento della gestione dei Piani di Welfare aziendale ad un’impresa mandataria senza rappresentanza che opera in nome proprio, per conto del datore di lavoro, occupandosi sia della gestione amministrativa e contabile dei piani di welfare sia del trasferimento dei voucher ai dipendenti.
La norma di riferimento stabilisce, in particolare, che "l'erogazione di beni, prestazioni, opere e servizi previsti nei Piani di welfare aziendale, può avvenire anche attraverso il rilascio di documenti di legittimazione nominativi, informato cartaceo o elettronico. Tali documenti non possono essere utilizzati da persona diversa dal titolare, non possono essere monetizzati o ceduti a terzi e devono dare diritto ad un solo bene, prestazione, opera o servizio per l'intero valore nominale senza integrazioni a carico del titolare. In deroga a tale previsione, tuttavia, i beni e servizi possono essere cumulativamente indicati in un unico documento di legittimazione purché il valore complessivo degli stessi non ecceda il limite di importo riconosciuto dal piano.".
Ai fini della validità, dunque, i "voucher welfare aziendale" devono rispettare i seguenti elementi essenziali:
- l’obbligo per il fornitore di essere accettati come corrispettivo a fronte di una cessione di beni o una prestazione di servizi;
- identificare l’effettivo acquirente o fruitore della prestazione, opera o servizio anche nei casi di utilizzo da parte dei familiari del dipendente;
- la non trasferibilità;
- l’esatta individuazione dei beni o servizi cui il beneficiario ha diritto, ovvero il potenziale fornitore;
- la copertura totale del corrispettivo.
Secondo l’Agenzia delle Entrate risponde ai requisiti previsti dalla normativa il servizio di gestione dei Piani di welfare aziendale fornito da un’impresa sulla base di un contratto di mandato senza rappresentanza stipulato con il datore di lavoro, che attraverso una piattaforma web:
a) rende disponibile un'area di accesso riservata a ciascun lavoratore, nella quale lo stesso può scegliere di acquistare beni o servizi, nei limiti dell'importo e delle tipologie di spesa stabilite nel regolamento del Piano di Welfare Aziendale;
b) acquista i beni o servizi scelti dal personale dipendente in nome proprio, ma per conto della mandante;
c) emette i voucher per l'erogazione di beni e/o servizi ai lavoratori, provvedendo alla successiva quietanza e conseguente addebito alla mandante.
In particolare, con riferimento all'elemento dell' "obbligatorietà" di essere accettato come corrispettivo a fronte della cessione di beni o prestazione di servizi, risulta valida la modalità che porta all'emissione del voucher a seguito dell’accettazione della richiesta di welfare aziendale da parte del beneficiario, espressa dal fornitore sulla piattaforma web.

L’intervento della mandataria e l’impiego dei voucher, peraltro, pongono un problema legato all’individuazione del momento in cui le diverse operazioni assumono rilevanza ai fini IVA.
In proposito l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che all'atto dell'emissione del buono, il fornitore è tenuto a fatturare la transazione alla mandataria, che agisce per conto del datore di lavoro.
Al momento del riscatto dei beni o dei servizi da parte del personale dipendente non sorge alcun ulteriore obbligo ai fini IVA in capo al medesimo fornitore.
In merito agli adempimenti a carico della mandataria, che si occupa sia della gestione amministrativa del piano di welfare sia della consegna dei voucher ai dipendenti, essa deve trasferire al datore di lavoro gli effetti giuridici relativi sia all'acquisto del welfare dai fornitori sia al loro trasferimento al personale dipendente. A tal fine, dovrà "ribaltare" l'operazione di acquisto del welfare al mandante, il quale valuterà ai fini della detrazione dell'IVA l'inerenza dell'operazione all'attività d'impresa, mentre il trasferimento dei voucher ai dipendenti costituisce un’operazione non rilevante ai fini IVA.
Per il datore di lavoro, l’acquisto del welfare da parte dei propri dipendenti è irrilevante ai fini IVA, ma assume rilievo ai fini dell’elaborazione della busta paga.

FORNITORE IN REGIME FORFETARIO
Se il fornitore è in regime forfetario, quest'ultimo, non esercitando la rivalsa, emette fattura nei confronti della mandataria senza addebitare l'IVA e al momento del riscatto dei beni o dei servizi da parte dei lavoratori, non sorge alcun obbligo, ai fini IVA, in capo allo stesso fornitore.
La mandataria, a sua volta, al momento del trasferimento dei voucher al personale dipendente, pone in essere un'operazione fuori campo IVA; inoltre, deve trasferire al datore di lavoro gli effetti giuridici relativi sia all'acquisto del welfare dai fornitori, sia al suo trasferimento al personale dipendente. A tal fine, la mandataria ribalta l'acquisto alla mandante applicandovi comunque l'IVA, ferma restando l'irrilevanza, ai fini dell'imposta, anche per il datore di lavoro, dell'operazione di trasferimento al personale dipendente.
A sua volta, il datore di lavoro valuterà l'inerenza dell'acquisto all'attività d'impresa, ai fini della detrazione dell'IVA.

Le stesse considerazioni sono valide nel caso in cui il fornitore sia un'associazione sportiva dilettantistica che abbia optato per le agevolazioni di cui alla Legge 16 dicembre 1991, n. 398, e quindi non è tenuta all'emissione di documenti fiscali rilevanti ai fini IVA.

OPERAZIONI ESENTI
In caso di welfare costituiti da prestazioni esenti, il fornitore emette una fattura esente ai fini IVA nei confronti della mandataria al momento dell'emissione del voucher. Al momento del riscatto delle prestazioni da parte dei lavoratori, non sorge alcun obbligo ai fini IVA in capo al medesimo fornitore.
A sua volta la mandataria, al momento del trasferimento dei voucher al personale dipendente, pone in essere un'operazione fuori campo IVA.
Siccome nell'ambito del mandato senza rappresentanza esiste la totale equiparazione, dal punto di vista oggettivo, dei servizi resi o ricevuti dal mandatario a quelli da lui resi al mandante, in tal caso la mandataria dovrà ribaltare al mandante l'operazione di acquisto in regime di esenzione IVA, senza però che tale esenzione vada ad incidere il suo pro-rata di detraibilità. Resta ferma l'irrilevanza, ai fini IVA, anche per il datore di lavoro, dell'operazione di trasferimento al personale dipendente.

PACCHETTI TURISTICI
Se il fornitore è un'agenzia di viaggi che adotta il regime speciale ex articolo 74-ter del Decreto IVA, occorre considerare che, anche se il pacchetto turistico astrattamente si presta a essere incorporato in un voucher, il regime speciale fa assumere all'agente di viaggio il ruolo di punto di riscossione dell'imposta (principalmente estera) addebitata dai vari fornitori ai quali lo stesso agente si rivolge per acquistare i diversi elementi del pacchetto turistico.
Di conseguenza, al momento in cui incassa il corrispettivo per la prestazione di servizi nei confronti del personale dipendente, l'agenzia di viaggi emetterà fattura nei confronti della mandataria senza separata indicazione dell'imposta, essendo di fatto inclusa nel corrispettivo.
Al momento del trasferimento dei voucher al personale dipendente, la mandataria pone in essere un'operazione fuori campo IVA.
Infine, la mandataria ribalta sul datore di lavoro:
- l’operazione di acquisto del welfare dai fornitori, rispettando il regime speciale di cui al citato articolo 74-ter;
- il trasferimento del welfare al personale dipendente, fuori campo IVA.