In tema di dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese analitiche e dei relativi giustificativi dei dipendenti in trasferta in paesi Extra-UE, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che qualora si tratti di Paesi con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, è necessario l’intervento del pubblico ufficiale che attesti la conformità delle copie informatiche dei giustificativi di spesa, perché si considerano documenti originali "unici" (Risposta a interpello n. 417 del 2019)

Qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale - ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari - come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove si adotti un sistema di gestione e conservazione informatizzato delle note spese che garantisca le predette caratteristiche, è possibile procedere alla completa dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, con la distruzione dei documenti analogici.
Restano fermi, ovviamente, tutti gli ulteriori requisiti per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.
Se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali "non unici", qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.
Costituiscono documenti analogici originali "non unici", secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale, infatti, i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
La riconducibilità a tale tipologia di documenti, comporta una significativa semplificazione del processo di dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese, poiché, secondo la normativa in materia di obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, il processo di conservazione elettronica può essere effettuata senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
Viceversa, qualora il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale "unico", la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale.
L’Agenzia delle Entrate ha precisato che nelle ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non è assicurato un effettivo scambio di informazioni (vale a dire paesi diversi da quelli annoverati nella cd. " white list", o da quelli che prevedono un adeguato scambio di informazioni tramite una convenzione per evitare la doppia imposizione sul reddito, uno specifico accordo internazionale o con cui trovano applicazione disposizioni comunitarie in materia di assistenza amministrativa), rientrano nel novero dei documenti originali "unici". Ciò in quanto viene meno per l'Amministrazione finanziaria la possibilità - tanto astratta, quanto concreta - di ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. In tal caso, di conseguenza, il processo di dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese richiede il necessario intervento del pubblico ufficiale che attesti la conformità delle copie informatiche dei giustificativi di spesa.