L’utilizzo degli strumenti di controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti richiede non solo il rispetto di specifiche condizioni e lo svolgimento di adempimenti preventivi del datore di lavoro, quali l’accordo in sede sindacale o la richiesta di autorizzazione all’Ispettorato del lavoro, ma anche un certo riguardo della normativa sulla privacy per non incorrere in violazione tutt’altro che di poco conto.

Come noto, l’articolo 4 della L. n. 300/1970 (di recente modificato dall’art. 25, co. 1, del D.Lgs. n. 151/2015 e dall’art. 5, co. 2, del D.Lgs. n. 185/2016) dispone che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale. Essi possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla RSU o dalle RSA ovvero, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse ambiti provinciali, dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti predetti possono essere installati previa autorizzazione della sede territoriale dell'Ispettorato del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate in diversi ambiti di competenza, dell'INL. Tra gli "altri strumenti" che consentono il controllo a distanza, possono annoverarsi:
- la connessione internet;
- la posta elettronica;
- il GPS e gli altri rilevatori di posizione;
- i software di raccolta e monitoraggio di dati/attività informatiche.
Laddove però questi strumenti vengano utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa (ad esempio, pc, telefoni cellulari, etc.), ovvero si tratti di dispositivi di registrazione degli accessi e delle presenze, non è richiesta la sussistenza delle specifiche motivazioni suesposte, né dell’accordo sindacale o di autorizzazione. Peraltro, con riguardo al GPS e agli altri sistemi di geolocalizzazione, l’indicazione ministeriale è quella per cui tali apparecchiature non possano definirsi "strumenti di lavoro", nel senso di essere strettamente funzionali a rendere la prestazione lavorativa, sicché esse possono essere installate solo previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato. Ipotesi del tutto particolari sono invece quelle in cui l’installazione di tali sistemi sia richiesta da specifiche normative (ad esempio, nel trasporto valori), nel qual caso essi si considerano veri e propri "strumenti di lavoro".
In ogni caso, per utilizzare le informazioni così raccolte a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, compresi quelli diretti alla verifica sull’esatto adempimento della prestazione, o a sostegno di una procedura disciplinare che comporti l’irrogazione di sanzioni di natura conservativa o anche espulsiva, è necessario che il datore di lavoro fornisca preventivamente al lavoratore adeguata informazione nel Codice disciplinare circa le modalità di uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli (art. 4, co. 3, Statuto dei lavoratori), nonché operi nell’osservanza della normativa sulla privacy (D.Lgs. n. 196/2003), per cui il trattamento dei dati personali del lavoratore deve avvenire nel rispetto della dignità e della riservatezza del soggetto.Con particolare riguardo all’aspetto della privacy, la relativa normativa è ispirata essenzialmente al "principio della necessità" (art. 3, D.Lgs. n. 196/2003), per cui il ricorso alle tecnologie che richiedano il trattamento dei dati personali deve essere limitato allo stretto indispensabile, ed al principio di finalità (art. 11, co. 1), per il quale invece i dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto allo scopo per cui sono raccolti e trattati. Il corretto trattamento dei dati poi presuppone che il consenso venga espresso dell’interessato in forma scritta, sulla base di apposita ed esauriente informativa sulle ragioni, logiche, finalità, modalità, durata del trattamento, nonché sulla circolazione dei dati (art. 13).