In tema di imposte sui redditi, e con particolare riferimento al reddito d’impresa, è possibile procedere alla dematerializzazione ed alla conservazione in modalità elettronica delle note spese dei trasfertisti e dei relativi giustificativi, siano essi intestati al trasfertista ovvero anonimi, e successivamente distruggere gli originali analogici. A tal fine, se la procedura attuata consente di ricostruire il contenuto della nota spese attraverso la combinazione dei documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità, non è necessaria l’attestazione di conformità all’originale delle copie informatiche rilasciata da un pubblico ufficiale (Agenzia delle Entrate - Risposta ad interpello n. 388 del 2019)

In termini generali deve ritenersi ammissibile, ai fini contabili e fiscali, la dematerializzazione e la conservazione elettronica sostitutiva delle note spese per il rimborso analitico a dipendenti e collaboratori in trasferta e dei relativi giustificativi, e la conseguente distruzione dei documenti analogici, a condizione che la procedura attuata garantisca le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
Al riguardo, l’Agenzia delle Entrate ha osservato che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, e quindi, rientrano tra i documenti cd. analogici originali "non unici".
Si ricorda che secondo il "Codice dell’amministrazione digitale" (C.A.D.) sono documenti analogici originali "non unici", quelli per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
In base a tale principio, la stessa nota spese dei trasfertisti in formato analogico può essere considerata un documento originale "non unico" se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, semprechè sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.
Ciò determina che il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti può essere correttamente perfezionato senza necessità che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
Viceversa, se il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale "unico", la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.
Per quanto riguarda la conformità della procedura attuata alle disposizioni del "Codice dell’amministrazione digitale" in materia di conservazione dei documenti a rilevanza fiscale, l’Agenzia delle Entrate precisa che la stessa deve garantire:
- il rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
- le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
- l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
In conclusione, nel rispetto delle suddette prescrizioni, è possibile conservare in modalità elettronica le note spese ed i relativi giustificativi, siano essi intestati al trasfertista ovvero anonimi (es. titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico), e successivamente distruggere gli originali analogici.